Ewelina WolszczakInformacja prasowa, jak sama nazwa wskazuje, służy przekazywaniu do mediów istotnych dla firmy czy organizacji treści. Pomaga podtrzymywać uwagę mediów, ale należy stosować ją z umiarem. Powinna być wysyłana w miarę systematycznie. Co ważne, praktycznie każdy może przygotować taki komunikat niezależnie od branży – wystarczy znaleźć pomysł. Zatem, jak napisać dobrą informację prasową?
Zgodnie z art. 4. § 4 Prawa autorskiego i prasowego “Nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego: 4) proste informacje prasowe”.
Oznacza to, że można je dowolnie kopiować, redagować i przekształcać. Przedmiotem prawa autorskiego jest utwór, jego cechy to:
- działalność człowieka,
- każdy przejaw twórczy,
- indywidualny charakter,
- jakakolwiek postać,
- niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.
1. Od czego zacząć, by napisać dobrą informację prasową?
Przede wszystkim, pisząc informację prasową, musisz mieć ciekawy temat. To on jest kluczem do wszystkiego. Jeśli materiał będzie atrakcyjny dla dziennikarzy, zgodzą się go udostępnić.
Zatem skup się na:
- ciekawym ujęciu tematu,
- statystykach na tle branżowym lub społecznym,
- udzieleniu w treści odpowiedzi na pytania: co? kto? gdzie? kiedy? dlaczego? jak?,
- przekonaniu dziennikarzy, że tekst jest wartościowy do opublikowania go na portalu lub w prasie.
Rozważ także zebranie cytatów czy grafik w celu uatrakcyjnienia swojego materiału.
2. Co powinna zawierać dobra informacja prasowa?
Zawrzyj kilka stałych elementów:
- logo i nazwę firmy – informacja może być napisana na firmowym papierze
- napis “Informacja prasowa” – w prawym górnym rogu
- datę i miejsce – w prawym górnym rogu
- tytuł – musi być chwytliwy, przyciągać uwagę, to od niego zależy, czy dziennikarz zapozna się z dalszą częścią informacji
- lead – streszczenie komunikatu, powinien odpowiadać na pytania: co? kto? gdzie? kiedy? dlaczego? jak?, po zapoznaniu się z nim odbiorca powinien wiedzieć o czym jest materiał i chcieć czytać dalej
- rozwinięcie – szczegółowe informacje przekazane wcześniej w leadzie
- backgrounder – opis firmy, dostarcza dziennikarzowi więcej informacji dotyczących przedsiębiorstwa, jego osiągnięć i działalności, najczęściej jest oddzielnym dokumentem dystrybuowanym do mediów wraz z informacją prasową, a nie jako jej część
- osoba do kontaktu – imię, nazwisko, stanowisko, telefon, adres e-mail osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych informacji i odpowie na dodatkowe pytania
3. Zasada tzw. odwróconej piramidy
Dobra informacja prasowa powinna być napisana zgodnie z zasadą tzw. odwróconej piramidy, czyli od szczegółu do ogółu. W leadzie zawrzyj najważniejsze informacje – prawdopodobnie tylko ta część zostanie opublikowana. W rozwinięciu zaś podaj pozostałe informacje, również od tych najistotniejszych do najmniej istotnych.
4. Kiedy i jak wysyłać informacje prasowe?
Informacje prasowe wysyłaj systematycznie, ale tylko wtedy, kiedy rzeczywiście masz coś ważnego do przekazania. Dziennikarzy nie interesują reklamy produktów czy usług, lecz publikowanie informacji, które zainteresują czytelników.
Gotowy materiał przygotuj w łatwym do edytowania formacie (najlepiej Word) i – jeśli masz dużą bazę kontaktów – wysyłaj za pomocą specjalnego CRM-a. Najlepiej wysyłaj je rano, gdy dziennikarze są w pracy, bo potem mogą one zginąć wśród innych maili. Najlepiej dołącz do nich grafiki lub zdjęcia, gdyż przyspieszy to pracę dziennikarzy (nie będą musieli sami ich dobierać).
Następnego dnia koło południa możesz zrobić tzw. follow up, czyli zadzwonić do dziennikarzy z pytaniem, czy otrzymali Twojego maila z informacją prasową i czy ją opublikują na swoim portalu lub w prasie. Przedtem sprawdź, czy nie została już w danym miejscu opublikowana.
Pobierz gotowy template informacji prasowej:
Przeczytaj także inne wpisy z kategorii Marketing i PR: